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游客问;请问贵公司有哪些会议服务承诺?(会议咨询) 2011-4-15 11:03:57
  请问贵公司有哪些会议服务承诺?
客服回答:  1、及时准确提供酒店、大小交通(机票、火车票)、旅游信息,针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。  
  2、如果您需要亲临现场考察,我们会有专人协助您的工作。
  3、执行双方确认的协议条款,在保证您所需的服务的前提下,保护双方的合法权益。
  4、提供会议签到台,并有专人协助会务组分发资料,办理相关入住手续。
  5、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。
  6、参会代表离店前,有专人协助办理离店手续节省大家时间,同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。

  7、会议期间,根据具体情况,适时提供会务人员部分免费房(1--2间)。

  8、 免费给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。
  9、 协助会务组布置会场和绿化。
  10、如果您需要在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动,我们能为您安排最好的节目与演员、乐手,提升现场气氛。
  11、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。
  12、根据实际情况,提供收费/免费机场、火车站接送服务,如有参会者需提前返程,可在会堂一角设返程机票预定。
  13、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品,我们会提供必要的服务及信息,并协助您采购。
  14、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动,我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆,同时报给您一个合适公道的价格。
  15、公关礼仪: 礼仪小姐(现场礼仪接待,派发资料,形象展示) 文艺演出(专业表演团,可挑选节目) 空飘(氢气球充气、升空) 花篮(大、中、小号订做)主持人(男、女均可) 签到笔薄(专业用品) 摄影摄像(专业摄影公司、专业摄影师)
  16、印刷设计:很多文字性的宣传资料,由于量大不便携带,我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。 名片单色/多色的制作; 意见调查表格;相关资料的打字、复印、印刷; 彩旗的制作; 背景牌:有材料做夹板,进口萤光纸;
  17、物品运输:会议中若是需要很多相应物品和设备的,我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。 小件展品运输:展柜,展桌,椅子,小型设备,小件货物的运送;大件展品运输:大型器械,大件物品的运送; 特种展品运输:化学用品,医药用品以及复杂物品的运送; 远程展品运输:远距离的展品运送;参展资料运输:宣传资料,印刷品,纪念礼品的运送; 贵重展品运输:电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。
  18、物品配送: 酒水食品:如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品,我方可代购; 办公用品:代办会议期间,会务组所需的办公用品;纪念礼品 :提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。 云南民族服饰:参会嘉宾若能身着统一、最具特色的云南民族服饰,会对外界(其他人群)产生一种特殊的感觉与影响;旅行袋:印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋,除能帮助参会嘉宾装载物品外,更多一份纪念意义; 笔记本:特殊纪念意义的笔记本,能让客户铭记本次活动与会议主办方;
  19、翻译服务: 中英对译口译 中日对译笔译 中韩对译笔译 中俄对译口译
  20、订票服务: 代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票; 免费代订全国各地返程火车硬(座)卧铺车票。
  21、邮政速递:文件资料包含印刷品,信函、明信片、大、小件包裹的代为发送、寄出。
  22、汽车租赁:专车免费全天接站;优惠价格提供会议期间用车服务。 丰田面包车、依维柯、金龙中巴(大巴)、瑞典沃尔沃、韩国现代(大宇)、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车,任你们选择。
  23、医疗保健:如客户需要,我们可派出随团医生,保障会议期间客人的身体健康。
  24、我社将全程依照《中华人民共和国旅游人身意外伤害保险条例》的规定,进行相应的保险(不论参会嘉宾国籍)
  25、我社根据客户的意愿、要求,策划、组织、执行会议的各项接待工作,让会议客户放心、满意最大化;让会议接待服务优质最大化。

游客问;请问贵公司的会议服务流程是怎样的?(会议咨询) 2011-4-15 11:01:02
  想了解一下。
客服回答: 我们是专业的会议服务机构,为您的会议提供最优质的服务:
会前工作:
1、与会议主办者洽谈。
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。
3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。
4、与会议主办者确认会议接待方案。
5、与会议主办者签订会议接待标准合同。
6、确认会议主办者预付会议订金事宜。
7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。
8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)



会中工作:
9、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。
10、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。
11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
12、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
14、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。
16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
17、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。
18、协调会议期间的交通工具的安排。
19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会后工作:
20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
22、与会议主办者的费用结算工作。
23、欢送代表工作。

游客问;您好,我想问一下会展营销的技巧(会议咨询) 2011-4-15 10:58:09
  作为会议服务商,会议会展营销有哪些技巧呢?
客服回答: 会展公司在经营会展项目的时候,营销是个普遍关注的问题。根据目前中国会展业的状况以及笔者的亲身经历,如果组展企业对某个展览会的销售额不满意,一般会首先想到以下措施:

1. 加大广告宣传力度,使更多的参展商对展览会产生兴趣,以扩大潜在市场的规模;

2.通过严格控制成本和开展规模经营,降低展览会的报价,以增加有效市场购买者的数量;

3.对展览会进行适当调整,以降低对潜在购买者的资格要求;

4.制订更有竞争力的营销组合方案,力图在目标会展市场中占更大的份额。

无疑,以上几条措施是符合常规的一般营销手段,能在一段时期内起到作用,但从会展业发展的长期战略来看,似乎有些不妥:

1.广告并不是多多益善的,成本是需要考虑的。因此广告发布的渠道要根据不同行业的特殊情况区别对待,有的可以吸引学术界的关注,有的可以靠强大的行业协会推荐,有的则要靠政府的相关部门支持。把力度放在行业最具权威的机构上,必能起到更好的效果。

2.展览会价格不宜轻易改动。严格控制成本和选择适当的经营模式是每个公司在每个时期都应注意的事情,但为了吸引更多的潜在客户而利用各种可能的方式降低展览会报价不可取。价格是应该在作好市场预测之后就已经决定的,决不能因为没有完成销售额而降低价格,这样会使主办者丧失信誉。合理的成本节约是有限度的,也应是一贯的,一味地追求低成本必将引起行业内价格战的恶性循环。价格的决定必须慎重,必须建立在详细的、真实的、审慎的市场分析基础之上,一经决定,应不再更改,否则,带来的后患将不仅是公司本身的,也将影响整个行业利益。

3.降低参展商资格的方法在任何时候都断不可取。虽然这种方法可能会吸引到一些原不符合参展资格的客户,但会令绝大多数参展商有上当受骗的感觉,失掉的是更多的客户,展会的信誉甚至是公司的品牌。

4.制订更有竞争力的营销组合方案是最好的方式,而且每个企业各有优势,利用优势横向或纵向强强联合,降低成本,改善服务,提高市场份额,应是解决会展营销的最有效的方式。


以下是笔者的一些想法,供大家讨论:

1.会员制

由于会展业的特殊性导致展会结束后,会展公司和参展商很容易就此失去联系,而会员制恰好提供了一个会展企业与参展商继续保持联系的机会,为下一次展会建立客户基础。

会员制营销的重点是返还利益的问题。一般来说,业务往来次数越多,价格越低。但是,想要吸引更多的会员,仅靠和别的公司相差不大的折扣是远远不够的,需要不断地在应对策略上推陈出新。如果企业规模相对较大,便可以利用自身的优势进行立体营销,会员的返还利益可以不仅限于展览,还包括会议、宣传、市场调研,技术交流、甚至是媒体监控等等。

当然,会展业会员制也同其他行业会员制一样,存在一定的风险,如品牌管理,成本负担,推广周期等。

2.用“会前会”和“会后会”促进展会营销

通常的“会前会”指会前筹备会,即主办方将参展商集合起来,统一安排工作进程并当场解 答参展商的各种问题。这里说的“会前会”是指专门针对即将筹备或已经开始筹备的展览而策划的技术研讨会。这种研讨会技术性强,主题与展会密切相关,为展会服务。某公司在策划电子产品展时,根据行业热点,先筹备了一个“无铅技术”研讨会,主要请了以下四方面的人:学术界代表:讲解无铅技术发展史;政府代表:讲解无铅产品的政策内容;无铅制造的高端公司代表:讲解其公司对于无铅技术的应用;电子产品的客户代表:真正的目标市场。在这样一个成功研讨会的造势之下,该公司的电子产品展览会不用花费太多精力,就已经抓住目标市场了。

“会后会”是指各种展会的后继服务。目前在国内,这项服务似乎仍被忽略。但是,对那些举办定期展会的主办方,会后服务更显得重要。“会后会”不一定真的要开会,要视情况而定。比如:会后主办方可以通过多种方式追踪参展商对展会各项服务的满意程度,并根据参展商的反馈进行改进。

综上所述,对会展营销而言,低成本和服务创新是重点,灵活应变的组合策略是关键。

游客问;请问怎样策划好会议呢?(会议咨询) 2011-4-15 10:53:43
  我们要召开一个会议,请问怎样才能策划好会议呢?
客服回答: 对会议营销策划,企业中一般存在着两种截然不同的观点与做法:有的企业,包括国内知名的大型企业,仍无法脱离粗放式的营销管理,常常仓促应战,会议营销工作缺乏针对性目的,策划组织尚停留在模仿阶段,缺乏对自身品牌独特风格、独特销售方式等的深入研发与创新;另一类企业则在展会参加前比较早的时间内就制定了严密,甚至苛刻的会议营销计划指导其工作的开展。但遗憾的是,制定的计划与展会当时的背景、消费需求、社会潮流脱节,因而会议所产生的效果也就大大打了折扣。分析原因,笔者认为,会议营销没有发挥应有作用的原因主要集中在以下几个方面:
一、缺乏科学有效的营销工作规划。面对纷繁而至的众多会议,没能选对适时、适度与企业营销计划相匹配的会议,甚至仓促、盲目参展。
二、缺乏战略性的规划,仅仅将会议营销的工作作为一种事务性工作对待。为了参展而参展。会议的最终目的?会议上要向谁传播哪些信息?会议上如何吸引目标观众?如何胜出对手的传播?均未曾深入去考虑。
三、在组织策划会议的过程中,企业内部决策管理层与执行层之间,企业与外协单位之间缺乏良好的沟通。造成各自对展会策划、组织方式、目的存在理解上的偏差。例如,企业欲推广的产品、品牌文化与展台搭建的风格、活动组织的方式脱节。
四、在制定预算的同时高估了会议效果的回报,造成展会投入与产出比例不协调。近来国内展会的一个不良现象就是相互攀比,展台搭建、活动组织一味求大、求豪华,而忽略会议活动本身的效果。
会议营销工作做的比较出色的企业,总有一些共性的特点,这也是为什么这些企业能够在会议当中能真正发挥会议营销作用的原因所在。
会议营销策划的第一步就是根据公司的发展规划及营销目标,对企业的优势资源(产品、信息、技术、服务)或需求进行分析,之后再斟选出适时对路的会议推广,最后再从策划的角度考虑资源如何出奇制胜。这是整体工作的一个基本思路。

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